Über die Gemeinde:

Die Marktgemeinde Neudau im österreichischen Bundesland Steiermark hat rund 1300 Einwohner, die von der Gemeindeverwaltung mehr oder weniger kontinuierlich schriftliche Informationen und Briefe erhalten.

Dazu wurden bisher konventionell bedruckte Vorlagen verwendet, die unter anderem das farbige Wappen der Gemeinde enthielten. Die damit verbundenen Produktions- und Bevorratungskosten waren nicht unerheblich.

Neudau entschied sich deshalb für ein „Print-on-Demand“ Modell, in dessen Mittelpunkt der Sharp MX- 3100N und eine spezielle Software für den preisgünstigen Logodruck stehen. Jetzt zahlt die Gemeinde nur noch für die tatsächlich entstehenden Druckkosten, die vor allem beim farbigen Wappen kaum zu unterbieten sind.

Der Kunde auf einen Blick:
Industriesektor: Verwaltung
Name: Marktgemeinde Neudau
Zentrale: Neudau 74/ 8292 Neudau
Telefon: +43(0)3383-2225
URL: http://www.gemeinde-neudau.at


Die Kundenlösung auf einen Blick:
•    1 x Sharp MX-3100N
•    1 x stethos W-ELP
•    1 x cTubes

Ziel:

Bereitstellung einer technologischen Lösung, die für eine schnelle, qualitativ hochwertige und zugleich preisgünstige Produktion von formularbasierten Druckobjekten sorgt. Dabei soll das farbige Wappen der Marktgemeinde Neudau automatisch in das jeweilige Formular eingefügt werden.

Lösung:

• Für die Druckausgabe wird der Sharp MX-3100N mit Laser- Technologie eingesetzt, der einerseits über große Flexibilität hinsichtlich Formaten und Papierzuführung verfügt und andererseits aufgrund des Laserdruckprinzips äußerst schnell und dabei wartungsarm arbeitet.
• Für Output Management System und Logodruck und damit für die Zusammenführung von Anwender- und Formulardaten wird W-ELP von stethos verwendet, das einfachste Bedienung mit geringer Einarbeitungszeit verbindet.
• Die individuelle Abrechnung der Druckkosten – speziell unter Berücksichtigung des Farbanteils – erfolgt über cTubes, einer Schnittstelle zum Logodruck.

IT-Verbesserungen:

• Durch den Einsatz des Sharp MX-3100N werden die Anforderungen hinsichtlich der benötigten Druckqualität und Ausgabegeschwindigkeit problemlos erreicht.
• Das Erstellen beziehungsweise nachträgliche Ändern beispielsweise von Briefpapieren und Formularen einschließlich der automatischen Integration des farbigen Wappens ist jederzeit und einfach möglich.
• Die durch die Schnittstelle cTubes organisierte Abrechnung der Druckkosten erfolgt automatisch durch Datenübertragung zum Servicepartner, so dass kein manuelles Eingreifen notwendig ist.

Ökonomische und ökologische Verbesserungen:

• Abgerechnet werden ausschließlich die tatsächlich anfallenden Druckkosten (Pay-per-Use), die aufgrund des sehr geringen Farbanteils des Wappens und des ansonsten überwiegenden Schwarzweißdrucks vergleichsweise gering ausfallen.
• Der höherer Durchsatz im Vergleich zu anderen Drucksystemen und das optimierte Stand-by-Verhalten reduzieren den Energieverbrauch.

Zitat aus dem Text
„Dier Sharp MX-3100N in Verbindung mit der Software für den Logodruck bietet ein enormes Sparpotenzial bei gleichzeitig größter Flexibilität.“

Drexler GmbH Kunden-Erfolgsstory:  Sharp MX-3100N ersetzt die Druckerei und spart Geld
Branche:  Verwaltung

Individuell abgerechnete Druckkosten statt Lagerhaltung von Briefpapier und Formularen!
Für die rund 1300 Einwohner der Marktgemeinde Neudau in der österreichischen Steiermark hat die Zukunft schon begonnen. Briefe, Mitteilungen und sonstige Informationen der Gemeindeverwaltung landen zwar nach wie vor im Briefkasten oder liegen im Bürgerbüro aus; das Papier dafür hat aber noch nie eine Druckerei von innen gesehen. Sämtliche Dokumente entstehen inhouse, auf einem Sharp MX-3100N. An sich nichts Weltbewegendes – wenn da nicht das kleine, farbige Wappen der Gemeinde wäre, das jedes Blatt ziert. Denn gerade solche Wappen oder Logos sind es, die Körperschaften aber auch Unternehmen dazu bringen, Brief- oder sonstige Papiere extern drucken zu lassen. Mit dem Ergebnis einer teilweise umfangreichen Lagerhaltung, der Gefahr des Vergilbens und dem Totalverlust des Papiers, wenn es Änderungen beispielsweise bei Telefonnummern oder E-Mail-Adressen gibt.

Die Marktgemeinde Neudau hat sich von diesen Sorgen befreit. Und mehr noch: Sie spart gegenüber der konventionellen Drucklösung auch eine Menge Geld. Dank Sharp und seinen Partnerunternehmen, wie Wolfgang Drexler, Chef des Sharp Systempartners Drexler GmbH aus Hirnsdorf, versichert. „So verschickt die Gemeinde pro Jahr mehr als 2000 Gebühren-Vorschreibungen mit jeweils 1000 bis 2000 Seiten. Die Ersparnis gegenüber einer konventionellen Lösung liegt hier bei 400 bis 800 Euro.“ Für den laufenden Schriftverkehr würden jährlich 10.000 bis 20.000 Seiten „verbraucht“, wegen des farbigen Wappens ein kostspieliger Druckauftrag. Bezahlt werden müssen die gedruckten Seiten zwar nach wie vor, aber in einem viel günstigeren Rahmen. Möglich macht das ein modernes „Triumvirat“ aus Hardware, Software und Services: Im Mittelpunkt steht der Sharp MX-3100N MFP, ein multifunktionales vierfarbiges Laserdrucksystems. Gestützt werden diese Funktionen von einer Software zur Erstellung von Briefpapieren oder Formularen und einem Druckertreiber, der Anwender- und Formulardaten zusammenbringt, das farbige Wappen an der vorgesehen Stelle positioniert und alles zusammen ausdruckt. Über ein Reporting Modul erfolgt schließlich die Dokumentation der gedruckten Seiten direkt beim Servicepartner, der daraufhin die Abrechnung erstellt. „Die Einsparung liegt dank des Treibers für den farbigen Logodruck bei mindestens 100 Euro pro Monat, verglichen mit einem herkömmlichen Abrechnungsverfahren“, erklärt Drexler.

„Größer Vorteil des Logo-Treibers ist die exakte Bestimmung selbst kleinster Farbanteile bei ausgedruckten Seiten“, sagt Drexler. Während bei anderen Abrechnungssystemen selbst ein einziges farbig gedrucktes Wort in einer ansonsten schwarzweißen Seite die gesamte Seite als teurere „Farbseite“ wertet, registrieren wir den tatsächlich entstandenen Farbanteil – und nur diesen stellen wir dem Kunden in Rechnung.“ Dies führe zu erheblich günstigeren Druckkosten, vor allem natürlich im Logo- und Wappendruck, wie Drexler ergänzt.

Dass dieser Komfort nicht mit großem administrativen Aufwand verbunden ist, liegt an der eingesetzten Steuersoftware, dem Programm W-ELP der Firma stethos. Paul Baumgartner von der für die Implementierung zuständigen I & P Business Solutions in Gerasdorf bei Wien erklärt: „Die Vorlagen beispielsweise für Briefpapiere oder Formulare können mit einem ganz normalen Programm wie zum Beispiel MS-Word erstellt und in eine Datei gedruckt werden. Dabei lässt sich das farbige Wappen an jeder beliebigen Stelle positionieren. Will man nun eine Seite drucken, wird dazu einfach der entsprechende Druckertreiber beziehungsweise die Druckwarteschlage ausgewählt, fertig!“ Sobald die Seite gedruckt wurde, übermittelt das Reporting Modul die Anzahl der ausgegebenen Vorlagen und Logos  über eine Schnittstelle namens „cTube“ an den Servicepartner. „Mit cTubes – das im Aufbau einer Tabellenkalkulation ähnelt – lassen sich Daten beliebig vieler Benutzer abgleichen“, ergänzt Baumgartner. So ist jeder mit Zugriff auf die gleiche Tube immer auf dem neuesten Stand.“